Imagina que colaboras en un equipo que prepara un informe para un cliente. No necesitas dominar el vocabulario de toda tu profesión: empieza por nombrar qué se hace, qué documento circula y cuándo se necesita.

Task es una tarea; team, equipo; client, cliente; report, informe; draft, borrador; attachment, archivo adjunto; deadline, fecha u hora límite; feedback, comentarios para revisar o mejorar. Meeting significa reunión. Update puede nombrar una actualización breve: a project update (una actualización del proyecto).

Combina palabras con acciones: review the draft (revisar el borrador), send the report (enviar el informe), confirm the deadline (confirmar el plazo) y give feedback (dar comentarios). The equivale aquí a el o la.

Ejemplo: Please review the draft (Por favor, revisa el borrador). La tarea es revisarlo; el documento es el borrador. Si añades by Friday, indicas como límite el viernes. Para un acuerdo preciso añade la hora y, si corresponde, la zona horaria. No uses actually para decir actualmente: suele significar en realidad; para ahora puedes usar currently.

Un correo breve necesita un asunto identificable, un saludo, el motivo y una solicitud concreta. Subject significa asunto. Para un colega cuyo nombre conoces, Hello Alex, es una apertura sencilla; Best regards, es un cierre profesional. Ajusta el trato a la relación y a las prácticas de tu organización.

Usa I’m writing to… (Te escribo para…) y Could you… please? (¿Podrías… por favor?). Para mencionar un archivo: Please see the attached draft (Por favor, consulta el borrador adjunto). Comprueba que realmente lo adjuntaste.

Modelo de práctica:
Subject: Report draft — feedback needed
Hello Alex,
I’m writing to ask for your feedback.
Please see the attached draft.
Could you send your comments by Friday at 3 p.m., Mexico City time, please?
Best regards,
María

El asunto dice «Borrador de informe — se necesitan comentarios». El cuerpo pide retroalimentación, identifica el archivo y solicita comentarios a más tardar el viernes a las 3 p.m., hora de Ciudad de México. Comments significa comentarios; needed, necesarios. Son datos ficticios para practicar.

Si el viernes pudiera confundirse con otra semana, escribe también la fecha con el mes en letras. En lugar de soon (pronto), acuerda un límite concreto. Pedir confirmación es distinto de dar por aceptada la fecha: Please confirm the deadline significa «Por favor, confirma el plazo».

En un primer contacto profesional, conecta nombre, función y contribución. My name is… significa me llamo; I work as a…, trabajo como; I’m responsible for…, soy responsable de. No necesitas resumir toda tu trayectoria.

Modelo: Hello, my name is María. I work as a project coordinator. I’m responsible for the weekly report. Nice to meet you. Significa: «Hola, me llamo María. Trabajo como coordinadora de proyectos. Soy responsable del informe semanal. Mucho gusto».

Project coordinator es coordinador de proyectos; analyst, analista; engineer, ingeniero. Para la función usa a o an: a project coordinator, an analyst, an engineer. La elección depende del sonido inicial de la palabra siguiente. En estos modelos, analyst y engineer comienzan con sonido vocálico.

Weekly significa semanal. También puedes decir I’m responsible for reviewing the report (Soy responsable de revisar el informe). Después de for, una acción se expresa aquí con -ing. Si tu cargo es difícil de traducir, empieza por una responsabilidad real que sí puedas explicar con claridad.

Ensaya el modelo despacio, con tu nombre o un alias. Cambia únicamente los datos que puedas expresar; una función breve y comprensible es suficiente para abrir la conversación.

En una llamada, empieza por identificarte: Hello, this is María from the project team (Hola, habla María del equipo del proyecto). Para comprobar el audio: Can you hear me? (¿Me escuchas?). Si no captas una frase: Could you repeat that, please? (¿Podrías repetir eso, por favor?). Si necesitas menos velocidad: Could you speak more slowly, please? (¿Podrías hablar más despacio, por favor?).

Si captaste la frase, pero necesitas precisar un dato, pregunta: Do you mean Friday at 3 p.m.? (¿Te refieres al viernes a las 3 p.m.?). Repetir una información para confirmarla ayuda a detectar diferencias antes de ejecutar la tarea.

Al cerrar, comprueba quién hace qué y para cuándo. Who will send the report? pregunta quién enviará el informe. I will send the report by Friday expresa «Enviaré el informe a más tardar el viernes». Usa esa promesa si puedes asumirla; en la sección siguiente revisarás su estructura.

La figura organiza los datos que debe contener el acuerdo. En otra actividad, la gráfica presenta tareas pendientes ficticias: pending tasks significa tareas pendientes; design, diseño; sales, ventas. Un número mayor indica más tareas, pero no demuestra por sí solo retraso o menor rendimiento.

Pasado simple: sitúa una acción en un momento pasado terminado. I sent the report yesterday (Envié el informe ayer). Sent es el pasado de send; yesterday significa ayer.

Presente perfecto: conecta una acción pasada con el presente. Se forma con have/has + participio: I have finished the report (He terminado el informe). Finished es el participio de finish (terminar). Usa have con I/you/we/they y has con he/she/it. Aquí interesa que el informe ya está terminado, sin indicar cuándo. No combines este modelo con yesterday; para ese momento terminado usa pasado simple.

Compromiso: I will send the report by Friday (Enviaré el informe a más tardar el viernes). Will + verbo base permite expresar aquí una promesa. I’ll abrevia I will. Para una condición posible: If I receive your comments, I will update the report (Si recibo tus comentarios, actualizaré el informe). Receive significa recibir; update, actualizar. En este patrón usa presente después de if y will en el resultado.

En la gráfica, ventas tiene cinco tareas pendientes. Para informar ese dato puedes decir Sales has five pending tasks. Eso describe pendientes, no tareas terminadas. Los valores son ilustrativos y sirven para practicar cómo informar un avance con precisión.

Integra lo practicado en un correo breve que puedas adaptar a una tarea profesional. Usa una acción cuyo estado conozcas y un plazo que puedas proponer. Si un dato falta, pide confirmación en lugar de inventarlo.

Modelo: Subject: Report review (Revisión del informe). Hello Alex, I’m responsible for the weekly report. I have finished the draft. Could you send your comments by Friday at 3 p.m., Mexico City time, please? If I receive your comments, I will update the report. Best regards, María.

El mensaje identifica la responsabilidad, comunica que el borrador está terminado, solicita comentarios y condiciona la actualización a recibirlos. No afirma que la otra persona ya aceptó el plazo.

Referencias de apoyo: British Council. (s. f.). English for emails. LearnEnglish. Consultar. British Council. (s. f.). Present perfect. LearnEnglish. Consultar. Oxford University Press. (s. f.). Present perfect simple and past simple. Oxford Learner’s Dictionaries. Consultar. Los diálogos, nombres y datos del proyecto son ejemplos didácticos.